Rôle :

En tant qu’instance de coordination et d’animation des services municipaux,  le secrétariat général est un pilier de la vie communale auprès des maires qu’ils assistent, conseillent et accompagnent.

Description : :
Le secrétariat général met en œuvre, sous les directives du Conseil municipal, les politiques et les décisions de l’Exécutif municipal. A ce titre, il :

• assiste le maire dans la préparation du budget tout en étant le garant de l’exécution budgétaire, en s’appuyant sur sa maitrise des règles budgétaires et comptables ;
• il représente la commune ou le Maire, à l’interne comme à l’externe,  au gré des besoins
• assure la préparation des délibérations du conseil municipal, des arrêtés municipaux, des actes d’état civil, en s’appuyant sur ses connaissances du code général des CTD et des règles juridiques nécessaires à leur rédaction et ses connaissances du code des marchés publics ;

• instruit les demandes d’urbanisme, les dossiers de gestion funéraire ;
• élabore et met en œuvre les décisions du conseil municipal en conseillant et assistant  les élus dans leurs travaux ;
• coordonne les décisions relatives aux équipements municipaux et veille à la bonne organisation des services publics, ainsi qu’au respect des règles d’hygiène, de santé et de sécurité au travail ;
• assure l’encadrement des équipes et la gestion des ressources humaines au niveau de la commune, ainsi que le suivi des travaux ;
• organise et assure l’accueil et le renseignement des usagers du service public ;

• Contrôle de la qualité des services rendus.

Sont rattachés au secrétariat général, les services ci-après :

• Affaires juridiques ;
• Informatique et statistiques ;
• Suivi et contrôle de gestion ;
• Traduction et promotion du bilinguisme ;
• Courrier, accueil et liaison ;
• Documentation et archives.

• Formalité requise pour toutes demandes de services:
  • Dépôt et enregistrement de correspondances officielles auprès du service Courrier, accueil et liaison.
• Documents utiles :
  • Lettre officielle adressée au Maire ou au Conseil.
  • Pièce d’identité du déposant (si nécessaire).
  • Tout document justificatif lié à la demande.

1. Secrétariat Particulier du Maire

• Rôle :

Polyvalent, il exerce une fonction :

• d’appui administratif, technique et juridiqueet de conseil auprès du Maire dans l’exercice de ses responsabilités et de ses prises de décisions ;
• d’accompagnement dans les missions quotidiennes de représentation de l’exécutif ainsi qu’auprès de l’ensemble des élus ;
• d’interface ou d’intermédiaire entre l’exécutif et les élus, entre l’exécutif et les services, les partenaires institutionnels et privés, mais également entre les élus et les administrés.

• Description :

A ce titre, le secrétariat particulier du Maire a pour missions principales les suivantes :

• gérer les agendas de Maire ;
• organiser les réunions et rendez-vous et assurer le lien avec les organisateurs pour faciliter les interventions du Maire.
• Gérer, de manière confidentielle, le courrier du maire et de certains élus ;
• assurer une gestion active et anticipée de l’agenda, en particulier, accompagner l’organisation des rendez-vous, réunions et gérer la logistique qui en découle et approfondir les demandes de rendez-vous, réunions, afin d’en définir la pertinence, l’opportunité et en établir la priorisation ;
• assurer des missions administratives et transversales, notamment, s’assurer de la complétude des dossiers pour chaque rendez-vous, réunion, etc. ;
• assurer, avec le Protocole, la gestion de l’attribution des places protocolaires lors des événements et cérémonies ;
• assurer un appui administratif aux élus en cas de besoin et effectuer ponctuellement des missions de conduite du maire, élus, délégations.

• Formalités requises :
  • Demande d’audience auprès du Maire.
  • Dépôt de correspondance confidentielle.
  • Suivi des rendez-vous officiels.
• Documents utiles :
  • Lettre officielle ou personnelle adressée au Maire.
  • Pièce d’identité du demandeur (si nécessaire).
  • Tout justificatif lié à la demande (invitation, dossier, etc.).

Horaires	Contact Responsable	Photo Responsable
Lundi : 07h30 – 15h30 Mardi : 07h30 – 15h30 Mercredi : 07h30 – 15h30 Jeudi : 07h30 – 15h30 Vendredi : 07h30 – 15h30	Nom : Nom Prénom Téléphone : +237 677 777 777 Email : info@banka.cm